Oggi giorno, un’azienda che voglia essere davvero competitiva nel mondo del lavoro, deve necessariamente ‘digitalizzarsi’. Dietro questa parola che può sembrare strana si nasconde in realtà un concetto molto importante, che è quello dell’implementazione di software gestionali e procedure informatizzate nel normale ciclo del lavoro. È ciò che vedremo in questa guida, nella quale spiegheremo cos’è la conservazione sostitutiva (Savino Solution offre un interessante supporto a riguardo).
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Di Che Si Tratta?
Per conservazione sostitutiva si intende un processo di dematerializzazione della documentazione che viene quindi digitalizzata. Si tratta di rendere elettronico un documento che in origine è cartaceo. La procedura nasce da una duplice necessità.
- La prima è legale: con delibera CNIPA numero 11 del 2004, la legge italiana ha stabilito che un documento, per essere valido nel tempo, possa venire informatizzato a partire da un supporto cartaceo. In questo senso il documento mantiene il suo valore anche in un altro formato;
- la seconda è organizzativa: si immagini ad esempio una grande azienda nella quale venissero prodotte decine di documenti al giorno. Digitalizzarli serve proprio a creare un archivio informatico che impedisca la distruzione o il logoramento dei fogli di carta e al contempo la consultazione immediata da parte di tutto lo staff.
Particolare importanza assume poi il processo della conservazione sostitutiva con le nuove norme riguardanti l’obbligo della fatturazione elettronica.
Il ruolo dell’esperto professionista
Se un’azienda, al passo con i tempi e in regola con le nuove normative sull’obbligo dei documenti elettronici, disponesse di un software gestionale in grado di svolgere una conservazione sostitutiva eccellente ma non di un professionista in grado di usarlo, il software stesso perderebbe di utilità. Il concetto dell’esperienza di un professionista in tal senso è determinante. Le due cose non possono essere scisse. Un esperto che conosca il programma potrà infatti impostarlo affinché si occupi in maniera automatica e precisa dei processi di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti.
Le sue competenze devono quindi non solo riguardare la conoscenza del software in oggetto, ma anche delle normative e dell’importanza della conservazione sostitutiva. Ma quali sono i passaggi che vengono richiesti per portare a compimento un’adeguata conservazione sostitutiva, e di conseguenza, quali sono le figure professionali necessarie? È quello che vedremo nel prossimo paragrafo.
I tre passaggi della conservazione sostituiva
Dematerializzare un documento e digitalizzarlo non è un’azione da poco. I documenti devono sempre e comunque rappresentare un titolo valido legalmente, presentabile a richiesta in caso di accertamenti e consultabili in ogni momento. Devono avere una loro identità digitale, devono poter dimostrare in un certo senso quando sono stati creati, che non sono stati modificati ed essere inalterabili.
Chi deve svolgere quindi questo delicato compito deve conoscere almeno tre ambiti:
- legale
- tecnico
- aziendale.
A dire il vero quindi, sarebbe utile impiegare tre figure, una per ogni ambito.
Aspetto legale: un aspetto connaturato ai documenti è quello dei dati che contengono. Non sarà sufficiente digitalizzare qualcosa, ma si dovrà farlo nel pieno rispetto delle recenti introduzioni sulla privacy e sui dati personali. Si pensi ad uno studio legale, ma anche ad un provider che gestisca i dati di utenti di siti web. Cosa accadrebbe se i dati venissero ‘hackerati?’. L’aspetto della sicurezza è un altro fattore importante. Quindi, un esperto sulla normativa dovrà relazionarsi alla seconda figura, che è quella del tecnico.
Aspetto tecnico: implementare percorsi di sicurezza dai cyberattacchi, impostare il software in modo che risponda alle esigenze dell’azienda è il compito di chi programma e mette mano fisicamente al programma gestionale.
Aspetto aziendale: un cambiamento di questa portata per un’azienda può rappresentare un vero ciclone. Gli impiegati potrebbero non essere preparati e tutto il processo aziendale potrebbe venirne rallentato.Ecco perché la terza competenza è quella di un manager aziendale che sappia implementare le nuove tecnologie su misura per l’azienda stessa.
